무료 앱인 조인 미 Join.me 를 사용해 가상 회의를 해보라. 사용자들은 화면 공유(screen sharing) 기능과 음성회의 시스템(voice conferencing)을 결합해 어떤 기기로든 회의에 참여할 수 있고, 파일 공유도 가능하다. 얼굴을 보고 대화하는 것을 선호한다면? 역시 무료로 제공되는 어피어 인Appear.in 앱을 활용하라. 최대 8명까지 데스크톱 컴퓨터, 휴대폰, 태블릿 PC를 통해 비디오 채팅에 참여할 수 있다. 사전에 가상 채팅방을 설정하라. 그러면 누구나 링크를 클릭해 참여할 수 있다. 가입 절차도 필요 없다.
프로젝트 관리
사무실 밖에서도 사용자가 프로젝트와 팀을 관리할 수 있는 다양한 서비스가 있다. 무료 앱 트렐로 Trello는 프리랜서들을 관리하거나 웹 콘텐츠와 제품군을 관리하는 데 이상적이다. 이 앱이 제공하는 가상의 화이트보드를 통해, 팀이 처리해야 할 업무 중 무엇을 완수했는지 알 수 있다. 더 많은 기능이 필요하다면?
월 10~20달러인 인텔리노트 Intellinote 를 이용하면 사용자의 문서, 파일, 이메일, 리포트 등을 저장해주고 만기일을 알려준다. 진행 정도를 추적 관찰하고 서류 작성과 전자 서명 작업도 가능하다. 월 29~49달러인 리퀴드플래너 LiquidPlanner 는 사용자가 수백 개의 프로젝트를 정리하도록 도와준다. 이 앱은 가용시간, 휴가 및 기타 업무 등의 정보를 기반으로 사용자의 업무 완료 시점을 계산해준다. 이 밖에도 사용자는 팀 간 커뮤니케이션 및 근무 시간 기록표도 관리할 수 있다.
프로젝트 설계 팀은 무료 앱 그래브캐드 Grabcad 를 통해 구성원이 어디에 있든 상관없이 최신 버전의 CAD 프로젝트를 관리하고, 업데이트 하고, 공유할 수 있다. 또 다른 무료 앱인 스키치 Skitch 로는 그림에 주석을 달 수 있다. 포티파이드 바이크 Fortified bike 의 CEO 슬라바 멘 Slava Menn은 보스턴 지사에서 진행하는 도시 통근자용 자전거 생산을 관리하는 데 위에서 언급한 두 가지 앱을 활용하고 있다. 그는 “직원들이 내 피드백을 3~4일씩이나 기다릴 필요가 없게 됐다. 지금은 3~4시간이면 충분하다”고 말했다.
송장 작성 및 회계 관리
클라우드 소프트웨어 서비스 덕분에 스마트 폰으로 재정상태를 훤히 꿰뚫어 보는 것이 가능해졌다. 월 사용료가 19~70달러인 제로 Xero 앱을 깔면 사용자는 은행계좌 연결, 원거리 송장 발송, 자금 운용 체크 및 자산 기록과 대출잔액 확인 서비스를 이용할 수 있다. 제로는 다른 350개의 앱들과도 연동이 가능해 재고 처리 및 일자리 검색, 판매 시점 관리 등도 할 수 있다. 라이벌 앱인 프레시북스 FreshBooks 는 월사용료가 20~40달러로, 주로 송장 작성 업무 서비스를 제공한다. 사용자는 휴대폰으로 송장을 작성하거나 시간 추적, 비용 기록 및 프로젝트 공동작업까지 할 수 있다. 콘커 Concur 앱을 이용하면 비용을 승인한 후 기록할 수 있고, 이 거래내용을 월 사용료 8달러인 퀵북스 QuickBooks에 저장할 수 있다.
연락 유지
창업가 중 일부는 전화나 이메일, 문자메시지로 사람들과 연락하는 대신, 회사 전반에서 사용할 수 있는 채팅용 앱을 설정하는 것이 더 편리하다는 점을 깨달았다. 포티파이드 바이크의 멘 Menn은 7명의직원 및 하청업자와 사용하기 위해 월 2달러짜리 힙챗 HipChat 을 구매했다. 이 앱으로 사람들이 어디에 있든 채팅을 할 수 있다(힙챗은 무료 버전도 제공하고 있다).
슬랙 Slack 역시 그룹 대화, 메시지 및 대화 검색과 구글 닥스 Google Docs, 트위터, 드롭박스 Dropbox의 파일 공유 및 접근 서비스를 제공하고 있다. 이 앱은 무료 버전과 월 12.50달러짜리 유료 버전으로 구분된다. 유료 버전은 좀 더 향상된 보안 및 파일 보관 서비스를 제공한다.
아이폰 내 로고 출처: 아이스톡 istock, 모든 아이콘 이미지는 해당 업체들로부터 사용 허가를 받았음
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