로펌에서 기업 사내조사 관련 자문을 제공하며 가장 많이 질문 받는 유형 중 하나가 개인정보 관련이다. 외국계 회사 중심으로 유럽의 GDPR(일반정보보호 규정)과 유사한 한국 법령이 있는지, 조사 시 개인정보 수집 동의서를 받아야 하는지, 법에 반하여 증거를 수집하여 징계절차에 활용 시 징계 효력에 어떤 영향을 미치는지 등 질문이 끊이질 않는다. 이중 제일 자주 접하는 질문은 단연코 회사 자산인 노트북, 핸드폰에 대해 직원 동의 없이 조사가 가능한지 관련일 것이다.
사내에서 발생하는 회사 자금, 예산 관련 비위의 경우 매우 은밀히 이루어지는 경우가 대부분이다. 회사가 조사에 앞서 개인정보 동의서를 징구하면 그 사이에 대상 직원이 비위 흔적을 지울 가능성이 많기 때문에 상당수 회사들은 개인정보 동의서를 징구하기를 꺼린다.
이와 관련, 법원은 회사 소유 전산 기기에 있는 정보 역시 개인정보 보호법의 대상이 될 수 있다고 보고 있다. 따라서 개인정보 수집에 대한 직원 동의 없이 회사 노트북, 핸드폰의 이메일, 문자 등을 모니터링하는 것은 개인정보 보호법에 반하고, 나아가 통신비밀보호법, 정보통신망법, 형법에 위배될 수 있다. 결국 사내 비위 발생 시 회사 노트북, 서버의 이메일, 메신저 리뷰를 진행함에 있어 대상 직원의 명시적인 개인정보 수집 동의서를 징구하고 조사를 진행하는 것이 안전하다. 그렇다면 입사 시 직원이 작성하는 근로계약서 또는 보안서약서에 이메일 모니터링 등이 가능하다는 문구가 있다면 어떨까? 이에 대하여 명확히 다룬 판례는 잘 보이지 않지만 실제 개인 정보 주체의 의사가 포괄적으로 이메일, 메신저의 내용까지도 구체적으로 회사가 리뷰하는 것에 동의하였다고 보기는 어려워 법 위반 가능성을 배제할 수 없다.
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법이 이렇게 엄격하다면 거액의 회사 자금 또는 중요 기밀정보가 유출되는 정황이 상당함에도 만연 개인정보 동의서를 징구할때까지 기다려야 한다는 것인지 답답하다는 생각이 들 수 있다. 이에 대하여 판례는 피해자의 범죄 혐의가 구체적이고 합리적으로 의심할 수 있는 상황에서 제한적인 키워드를 사용하고, 입사 시 회사 소유의 컴퓨터를 무단 사용하지 않고 업무 관련 결과물을 모두 회사에 귀속시키겠다고 약정 등이 있는 경우 예외적으로 대상 직원의 동의 없이도 이메일 검색이 가능하다는 취지로 판시한 바 있다. 따라서 개별 상황을 분석 해 보고, 매우 급박한 사정이 있다면 동의 없는 이메일 열람을 진행해 볼 여지가 있을 것이다.
다만 실무에서 위와 같은 급박한 상황이 아님에도 대상 직원의 동의 없이 포렌식 리뷰를 진행하는 경우가 적지 않은데, 이 경우 회사는 관련 법령 위반을 하였다는 이유로 조사의 정당성에 문제 제기를 받을 수 있다. 나아가 이는 징계의 효력에도 영향을 미칠 수 있다. 선례를 보면 위법한 방식으로 증거를 수집하더라도 징계 효력에 문제가 없다는 선례도 있지만 그와 반대되는 노동위원회 사례도 보인다. 무엇보다 더 큰 문제는 회사가 사내조사를 통해 달성하려는 컴플라이언스 준수 및 준법 문화 수립에 있어 구성원의 반발에 직면할 수 있다는 점이다.
따라서 사내 조사에 앞서 포렌식 리뷰의 적법성을 면밀히 검토하고, 대상 직원의 동의를 얻기 어렵다면 다른 대안을 고민하여 진행해 보는 방법도 적극 고려하여야 한다. 예컨대, 추가적인 면담 조사, 전수조사 또는 사내 리니언시(제보자에 대해 혜택 부여하는 제도) 등을 생각 해 볼 수 있다. 이렇게 적법 절차를 통해 조사가 이루어져야 조사를 통해 회사가 이루려는 컴플라이언스 준수 문화가 보다 효과적으로 달성될 수 있다.
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