서울 서초구(구청장 전성수)가 지난 12일 업무 노하우와 절차들을 전자책으로 담은 ‘일잘러 노하우, 서초업무 플랫폼’을 전 직원들에게 배포했다고 13일 밝혔다.
‘서초업무 플랫폼’은 업무 담당자의 인사이동·연가 등에 신속한 인수인계로 업무 공백을 최소화하고, 신규 공무원들의 올바른 적응을 도와 조직 안전성과 행정업무 완성도를 향상하기 위해 마련됐다.
구는 세부 행정 사무절차 표준화를 위해 약 6개월에 걸쳐 전 부서와 협업해 업무 매뉴얼을 만들었다.
‘서초업무 플랫폼’은 총 59개 부서‧동주민센터의 행정업무를 582개로 표준화해 실무에 즉시 활용 가능토록 △업무 개요 △업무 프로세스 △관련 법규 △유관기관 현황 △Tip △관련자료 순으로 구성했다. 기관별로 분류하면 구청462개, 보건소68개, 동주민센터48개 등의 매뉴얼이 소개됐다.
이번 업무 매뉴얼은 △시공간 제약 없는 사용 △관련 법령 및 지침 현행화 용이 △업무담당자들의 실무경험 축적 노하우 등을 특징으로 한다.
먼저 ‘서초업무 플랫폼’은 기존 종이 형태가 아닌 전자책 형태로 제작해 PC와 스마트폰에서 편히 볼 수 있다. 프로그램 설치 후 바로가기 기능을 통해 해당 업무 파악이 가능하며, 외부에서도 관련 내용을 편히 확인할 수 있다.
또 관련 법령 및 지침에 의한 업무 내용 변경 시 담당자가 전자책에 현행화 할 수 있고, 변동사항을 쉽게 확인할 수 있다. 이에 선례‧답습으로 인한 잘못된 행정 처리를 사전 예방한다.
이 외에도 담당자 노하우를 기록하는 ‘팁’ 화면, 서식자료 등을 수록하는 ‘관련자료’ 기능으로 실무적 도움을 제공한다. 여기에는 실제 민원 사례와 그에 대한 해결방법 등을 포함해 유용한 정보들이 수록됐다.
향후 구는 기존 업무매뉴얼의 현행화 및 신규 업무매뉴얼을 지속적으로 추가 발굴하여 직원들이 쉽게 업무를 숙지하고, 직무역량을 강화하도록 할 예정이다.
한편 구는 디지털 행정서비스를 선도하고 있다. 지난 7월 디지털 기술을 접목한 '스마트 OK민원센터'로 재개관해 △QR코드 활용 전자민원서식 작성 서비스 △혼인신고 등 추억을 담는 QR코드 활용 디지털 포토존 등과 함께 운영 중이다.
전성수 서초구청장은 “서초업무플랫폼을 통해 서초구 직원들의 행정 역량이 한 단계 도약할 수 있는 발판을 마련하고, 구민들에게 양질의 행정서비스가 제공되길 바란다”고 말했다.
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